Politique de dénonciation 

Quel est l'objectif de cette politique ? 

Metagenics considère l'intégrité comme l'une des valeurs fondamentales de son ADN. Par conséquent, un mécanisme de dénonciation a été mis en place qui permet aux employés et aux parties externes de signaler toute violation des politiques et procédures internes, des lois et des règlements de manière confidentielle. 

Faire un rapport n'est pas une décision facile. Au sein de Metagenics, nous sommes conscients que vous êtes préoccupé par les implications possibles et les représailles d'un signalement. Metagenics a mis en place une politique pour s'assurer qu'il y a un cadre en place pour que les employés puissent faire part de leurs préoccupations sans crainte de représailles. 

Si vous n'êtes pas sûr de devoir signaler votre problème, il peut être utile d'en discuter avec votre superviseur s'il n'est pas impliqué de quelque manière que ce soit dans l'affaire en question. Il est important que vous ne discutiez pas de vos préoccupations avec les personnes impliquées dans l'incident et que vous ne fassiez part de vos soupçons à personne d'autre qu'à la personne à qui vous avez demandé des conseils confidentiels. 

Le système de lancement d'alerte est conforme à la directive européenne 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des infractions au droit de l'Union. Cette directive européenne a été transposée en droit national par la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui dénoncent des infractions au droit de l'Union ou au droit national établi au sein d'une personne morale du secteur privé 

1. Qu'est-ce que le lancement d'alerte ? 

Le dénonciation est le signalement d'un comportement illégal, malhonnête ou illégal dans un contexte lié au travail, tel que (mais sans s'y limiter) (i) un crime ou un délit, (ii) une violation des lois, règlements et traités internationaux, (iii) d'autres formes de comportement contraire à l'éthique ou malhonnête (l'« Inconduite »). 

Une personne qui signale une inconduite est appelée un « lanceur d'alerte ». 

2. Qui peut faire un signalement ? 

Cette politique s'applique à toutes les personnes ayant une relation de travail avec Metagenics, y compris : 

• Salariés; 
• Les travailleurs temporaires tels que les entrepreneurs ou les travailleurs temporaires ; 
• Bénévoles ou stagiaires non rémunérés ; 
• Les personnes qui fournissent des services à titre de travailleurs autonomes, comme les consultants ; 
• Actionnaires; 
• Fournisseurs. 

Cette politique s'applique également aux personnes qui font référence dont la relation de travail a pris fin ou n'a pas encore commencé, si elles ont obtenu des informations sur l'inconduite pendant ou après la fin de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles. 

3. Que faut-il déclarer ? 

Les sujets suivants entrent dans le champ d'application de la politique de dénonciation. Infractions, infractions potentielles ou dissimulation d'infractions dans les domaines suivants : 

• Marchés publics ; 
• services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; 
• la sécurité et la conformité des produits ; 
• la sécurité des transports ; 
• la protection de l'environnement ; 
• la radioprotection et la sûreté nucléaire ; 
• la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux ; 
• santé publique; 
• Protection du consommateur; 
• la protection de la vie privée et des données personnelles, et la sécurité des réseaux et des systèmes d'information ; 
• la lutte contre la fraude fiscale ; 
• la lutte contre la fraude sociale ; 
• les infractions relatives au marché intérieur, visées à l'article 26, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, y compris les infractions aux règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'État. 
• Infractions préjudiciables aux intérêts financiers de l'Union européenne. 

Par conséquent, la politique ne couvre pas les plaintes concernant votre emploi ou les griefs interpersonnels entre vous et un autre collègue. Pour cela, nous vous orientons vers votre manager ou le service People & Culture. 

4. Quand et comment pouvez-vous signaler quelque chose ? 

4.1 Canaux de notification internes 

Nous vous encourageons vivement à signaler vos préoccupations par le biais des canaux internes si vous avez connaissance d'une violation des lois et règlements ou des politiques et procédures internes. 

Metagenics propose quatre canaux de signalement accessibles aux journalistes internes et externes. 

Les personnes responsables du lanceur d'alerte qui assurent le suivi des signalements et à qui un signalement peut également être fait en personne sont les personnes suivantes : 

• Tessa Keymeulen (Senior People & Culture Business Partner) +32 (0)476 49 21 46 
• Björn Misseeuw (Conseiller fiscal et juridique) +32 (0)477 43 37 26 
• Alexander Colaert (Juriste d'entreprise) +32 (0)471 25 45 59 

Les rapports peuvent être soumis via : 

• L'outil de lancement d'alerte disponible sur le site web (ci-dessous sous la rubrique « politique de dénonciation ») 
• un e-mail à [email protected]. 
• Une communication écrite avec « Whistleblowing » en référence à : 

Metagenics Belgium BV
À l'attention de Alexander Colaert
Edward Vlietinckstraat 20
8400 Ostende 

Metagenics met à disposition via son site web un outil de dénonciation qui permet de soumettre des signalements de manière anonyme. Dans le cas d'un signalement anonyme via l'outil, il est important que le signalement note ou se souvienne correctement du numéro de signalement, car c'est le seul moyen de consulter le signalement et la communication avec le lanceur d'alerte responsable. Il est également possible d'enregistrer et d'envoyer un message vocal anonyme via l'outil. 

Les signalements via d'autres canaux (par téléphone ou par écrit) ne peuvent pas être reçus de manière anonyme, car cela rend impossible le retour d'information de Metagenics au signalement, comme l'exige la loi. Lorsqu'une notification téléphonique ou une communication écrite n'inclut pas les coordonnées, Metagenics n'est pas en mesure de fournir ces commentaires requis. 

4.2 Notifications externes 

Conformément à la directive UE 2019/1937, l'État belge est tenu de désigner les autorités compétentes pour recevoir les signalements, fournir des commentaires et assurer le suivi, et doit leur fournir des ressources adéquates. 

L'arrêté royal du 22 janvier 2023 désigne les organismes suivants comme autorités compétentes, chacun pour son domaine : 

• le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie ; 
• le Service public fédéral Finances ; 
• le Service public fédéral Santé, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ; 
• le Service public fédéral Mobilité et Transports ; 
• le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ; 
• le Service Public Intégration Sociale, Réduction de la Pauvreté, Economie Sociale et Politique Urbaine 
• l'Agence fédérale de contrôle nucléaire 
• l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ; 
• l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ; 
• l'Autorité belge de la concurrence ; 
• l'Autorité de protection des données ; 
• l'Autorité des services et marchés financiers ; 
• la Banque nationale de Belgique ; 
• le collège de contrôle des comptes ; 
• les autorités visées à l'article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ; 
• le Comité national pour la sécurité de l'approvisionnement et de la distribution de l'eau potable ; 
• l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ; 
• l'Institut national d'assurance maladie-invalidité ; 
• l'Institut national de la sécurité sociale des travailleurs indépendants ; 
• l'Office national de l'emploi ; 
• l'Office national de sécurité sociale ; le Service d'Intelligence Sociale et d'Investigation ; 
• le service autonome de coordination antifraude (CAF) ; 
• le contrôle de la navigation. 

4.3 Contenu de la notification 

Afin de pouvoir mener une enquête appropriée sur votre signalement, celui-ci doit contenir les éléments suivants : 

• Votre nom et votre affiliation avec Metagenics ainsi que vos coordonnées (sauf si vous choisissez de signaler anonymement via l'outil) ; 
• Votre rôle ou votre implication dans l'incident mentionné dans le rapport ; 
• Une description détaillée de l'incident ou de l'atteinte que vous souhaitez signaler, ainsi que l'heure, la date et le lieu de tout incident ou infraction spécifique ; 
• Le nom et les coordonnées d'autres personnes qui ont été témoins de l'incident ou qui ont plus d'informations sur celui-ci ; 
• Toute information que vous pourriez avoir sur des incidents ou des violations antérieurs similaires impliquant la ou les personnes mentionnées dans votre rapport. 
• Tout document justificatif ou document utile que vous avez en rapport avec le rapport. 

4.4 Procédure de signalement et de rétroaction 

Les signalements sont reçus et traités par le lanceur d'alerte responsable à qui le signalement est fait ou a été attribué. À la réception du signalement, le responsable du traitement vérifiera si le signalement entre dans le champ d'application de la politique de dénonciation. 

Si le rapport n'entre pas dans le champ d'application, il sera refusé et le rapporteur sera invité à contacter le service compétent au sein de Metagenics ou d'organismes externes. 

Dans les 7 jours suivant la réception du rapport, le déclarant sera informé de l'acceptation ou du refus du rapport. Ce retour d'information n'est pas possible s'il s'agit d'un signalement anonyme qui a eu lieu par le biais d'une conversation téléphonique ou d'une communication écrite. Si le signalement a eu lieu via l'outil de dénonciation (de manière anonyme ou non), la communication avec le signalement se fera via l'outil. 

Si le signalement est accepté, le lanceur d'alerte responsable ouvrira une enquête sur le contenu du signalement. Dans les trois mois suivant l'acceptation du signalement, le lanceur d'alerte informera le signalement de l'état de l'enquête. L'informateur a le droit d'être informé de l'état d'avancement de l'enquête, notamment des mesures prévues ou prises à titre de suivi et des raisons de ce suivi. Cependant, le journaliste n'a pas le droit d'examiner le contenu de l'enquête. Comme l'exige la directive, nous sommes tenus de donner aux personnes nommées dans le rapport la possibilité d'être entendues au moment opportun pour expliquer leur version des faits, en tenant compte de l'anonymat et de la confidentialité du rapport et si cela ne peut pas nuire à l'enquête. 

Une fois l'enquête terminée, le déclarant en sera informé ainsi que du résultat de l'enquête. Cependant, si le journaliste n'est pas partie à l'affaire, il n'a pas droit à des informations détaillées sur la manière dont Metagenics traite le rapport. Comme l'exige la directive, nous sommes tenus d'informer en temps utile les personnes nommées dans le rapport de la clôture de l'enquête, compte tenu de l'anonymat et de la confidentialité du rapport. 

5. Confidentialité et protection du lanceur d'alerte ? 

Si vous soulevez une préoccupation, la confidentialité de votre identité sera garantie conformément aux lois et règlements applicables. Votre identité ne sera divulguée à personne d'autre que les personnes autorisées à recevoir ou à donner suite à des signalements sans votre consentement exprès. Cela s'applique également à toute autre information à partir de laquelle votre identité peut être (in)directement déduite. Ce n'est que s'il existe une obligation nécessaire et proportionnée, imposée par le droit de l'UE ou le droit national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires, que votre identité peut être divulguée. Entre autres, en vue de protéger les droits de la défense de la personne concernée. 

Aucun lanceur d'alerte, tel que défini dans le champ d'application, qui signale un incident ne peut faire l'objet d'une sanction ou d'une mesure discriminatoire parce qu'il l'a signalé de bonne foi par le biais du mécanisme de dénonciation. Metagenics n'autorise aucune représailles contre ceux qui signalent de bonne foi une violation ou une violation présumée des règles ou des directives. Si vous signalez une préoccupation et qu'il s'avère plus tard que vous vous êtes trompé ou s'il y a une explication innocente à votre préoccupation, vous ne serez pas puni ou discriminé. 

6. Déclaration de confidentialité 

Metagenics en tant que contrôleur 

Par le biais de la présente Déclaration (ci-après dénommée « Avis »), nous souhaitons vous informer pourquoi et comment Metagenics Belgium, qui se compose des entités belges de Metagenics (ci-après dénommées « nous » ou « Metagenics ») collecte et traite vos données à caractère personnel dans le cadre de la procédure de lancement d'alerte. Les entités belges de Metagenics, qui ne sont pas considérées comme des tiers les unes par rapport aux autres, traitent toutes vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration. Ceux-ci sont collectés et stockés de manière centralisée chez Metagenics. 

En tant que responsable du traitement des données, nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous collectons et utilisons à des fins de dénonciation. 

Dans tous les cas, nous prenons des mesures pour que vous : 

• rester informé de notre traitement de vos données personnelles et de vos droits ; 
• continuer à surveiller les données personnelles que nous traitons ; 
• exercer vos droits relatifs à vos données personnelles. Vous trouverez plus d'informations sur vos droits plus loin dans cette déclaration. 

Quelles données collectons-nous à votre sujet ? 

Données personnelles 

Par « données personnelles », nous entendons toute information relative à une personne physique vivante particulière. 

Lorsque nous recevons une plainte de votre part, un dossier contenant les détails de votre plainte est créé. Ce fichier contient votre identité, vos coordonnées et toute autre information que vous nous avez fournie sur la personne concernée par la plainte. Nous traiterons les informations fournies de manière confidentielle. 

Vous pouvez nous contacter de manière anonyme si vous le souhaitez, mais nous sommes plus susceptibles d'être en mesure d'enquêter sur d'éventuels actes répréhensibles si nous sommes sûrs que la personne qui fait le signalement est en mesure de déposer une plainte éclairée. Cela signifie également que nous sommes mieux en mesure de fournir des commentaires sur les mesures que nous avons prises. 

Nous traiterons les informations que vous fournissez de manière confidentielle et ne les divulguerons pas sans autorisation légale. Mais afin d'enquêter correctement sur un cas, nous devrons généralement fournir certaines informations à l'organisation concernée. Nous pouvons en discuter avec vous, mais vous devez être clair dès le départ sur les informations que vous ne souhaitez pas partager avec nous. 

Dans la mesure du possible, nous vous fournirons des commentaires sur les mesures que nous prenons en réponse à votre signalement. Cependant, ces commentaires seront limités. Nous avons également un devoir de confiance vis-à-vis des organisations que nous régulons. Il nous est légalement interdit de partager une grande partie des informations que nous détenons à leur sujet. 

Nous utilisons vos informations personnelles pour traiter votre plainte et pour surveiller le niveau de nos services. Nous recueillons et publions des statistiques contenant des informations telles que le nombre de plaintes que nous recevons, mais pas sous une forme permettant d'identifier qui que ce soit. 

Données sensibles 

En tant que responsable de traitement, nous n'avons pas l'intention de collecter et de traiter des données personnelles de mineurs ou des données dites sensibles, à savoir : 

• les données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale ; 
• des données génétiques ou biométriques (par exemple, des images faciales et des empreintes digitales) ; 
• données relatives à la santé ; 
• données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle. 

Toutefois, si nous recevons ce type de données dans le cadre d'une plainte, nous traiterons ces données sensibles avec le plus haut degré de sécurité et de confidentialité. 

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ? 

Nous avons besoin de suffisamment d'informations de votre part pour enquêter sur le signalement protégé que vous nous avez adressé, y compris toute preuve dont vous disposez pour l'étayer. 

Nous avons besoin de connaître les détails de votre plainte afin de pouvoir prendre une décision sur la conformité de l'organisation avec la législation applicable et remplir nos obligations. 

Quelle est la base juridique du traitement de vos données personnelles ? 

Les données à caractère personnel mentionnées dans les signalements d'alerte sur des sujets liés à un incident sont traitées sur la base d'une obligation légale, car ces informations sont nécessaires pour se conformer à la directive 2019/1937, c'est-à-dire pour évaluer les signalements et pour mener d'éventuelles enquêtes. 

En accédant au système d'alerte et en l'utilisant de manière identifiée, la Personne concernée consent au traitement de ses Données à caractère personnel aux fins indiquées dans la présente Politique d'alerte. 

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? 

Seuls les employés autorisés ou les travailleurs indépendants ont accès aux données personnelles. En cas de nécessité (par exemple en cas de problème technique), un accès temporaire peut être accordé au fournisseur de l'outil de dénonciation qui agit en tant que sous-traitant pour nous. Nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles pour nous assurer que vos données personnelles sont traitées et utilisées uniquement aux fins énoncées dans le présent Avis. 

Vos données personnelles ne peuvent être divulguées aux autorités de contrôle, aux autorités fiscales et aux services d'enquête que si nous sommes légalement tenus de le faire. 

Où vos données sont-elles stockées et traitées ? 

Vos données ne seront pas transportées en dehors de l'UE et nous veillerons dans tous les cas à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient respectées à tout moment. Si nous soupçonnons que vos données seront stockées et traitées en dehors de l'UE, nous vous en informerons explicitement et veillerons à ce que le même niveau de protection que celui qui s'applique au sein de l'UE s'applique. 

En dehors des cas mentionnés ci-dessus, vos données personnelles ne seront jamais transmises ou mises à la disposition de tiers et ne seront utilisées qu'à nos fins. D'autres entreprises ne peuvent pas utiliser vos données pour vous envoyer de la publicité, par exemple. 

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 

Les données à caractère personnel obtenues dans le cadre de services d'alerte seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour le traitement du signalement, y compris les conséquences qui en découlent. 

Comment protégeons-nous vos données personnelles ? 

Nous avons mis en œuvre des normes de sécurité technologiques et opérationnelles généralement acceptées pour protéger les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'altération ou la destruction sans autorisation. 

Le système d'alerte sera mis en œuvre de manière à empêcher tout accès non autorisé, tandis que les personnes désignées pour recevoir, analyser et traiter les signalements de dénonciation seront désignées comme sous-traitants ou personnes spécifiquement désignées conformément à l'article 28 du RGPD, et assureront la confidentialité totale des données personnelles fournies conformément aux mesures de sécurité les plus appropriées mise en œuvre par le Sous-traitant à cette fin. 

Quels sont vos droits ? 

Droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité des données et d'opposition : 

Droit d'accès à vos données personnelles 

Vous avez le droit d'accéder et de consulter vos données personnelles que nous traitons à tout moment. Dans ce contexte, nous vous fournirons gratuitement une copie de vos données personnelles. 

Droit de rectification de vos données personnelles 

Vous avez le droit de faire supprimer ou corriger à tout moment des données personnelles incorrectes, incomplètes, inappropriées ou obsolètes. 

Droit de retirer votre consentement 

Si le traitement est basé sur votre consentement explicite, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. 

Droit d'opposition à certains traitements 

Vous avez le droit de vous opposer aux activités de traitement fondées sur des intérêts légitimes. 

Droit à l'effacement de vos données personnelles 

Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles. Pour ces raisons, si vous ne souhaitez plus avoir de relation avec Metagenics, vous pouvez nous demander de cesser d'utiliser vos données personnelles. 

Cependant, nous pouvons conserver les données personnelles nécessaires à des fins de preuve. En vertu de ce droit à l'effacement, vous avez également le droit de nous demander à tout moment de cesser d'utiliser vos données personnelles traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Sur la base d'intérêts légitimes, nous pouvons continuer à traiter vos données personnelles après avoir mis en balance vos intérêts avec les nôtres. 

Droit de transfert des données personnelles 

Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies personnellement vous soient transmises - dans un format structuré, couramment utilisé et numérique - afin que vous puissiez les stocker pour une (ré)utilisation personnelle, ou pour transmettre ces données à caractère personnel directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où il nous est techniquement possible de le faire. 

Cependant, la loi sur la protection de la vie privée prévoit un certain nombre de limitations à ce droit, ce qui signifie qu'il ne s'applique pas à toutes les données. 

Droit à la limitation de certains traitements 

Vous pouvez demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles si vous contestez l'exactitude de vos données personnelles, vous pouvez demander que le traitement soit limité pendant une période de temps qui nous permet de vérifier l'exactitude de vos données personnelles. 

Comment exercer les droits 

Pour exercer les droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous adresser une demande écrite, datée et signée, accompagnée d'une photocopie d'une pièce d'identité. La demande peut être adressée à : 

• par e-mail : [email protected] 
• par écrit à l'adresse postale suivante : Metagenics Belgium BV, Edward Vlietinckstraat 20, 8400 Ostende 

Lorsque vous exercez votre droit, veuillez indiquer clairement le(s) droit(s) que vous invoquez et le(s) traitement(s) auquel vous vous opposez ou le(s) consentement(s) vous souhaitez retirer. Soyez toujours aussi précis que possible si vous souhaitez exercer vos droits. 

Cette demande est gratuite, sauf si nous considérons qu'elle est manifestement infondée ou excessive (comme dans le cas d'une demande répétée). Pour chaque copie supplémentaire demandée, nous pouvons également exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les frais d'administration. 

La demande de réception d'une copie des données sera traitée dans un délai d'un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois, en tenant compte de facteurs tels que la complexité et le nombre de demandes. En cas de prolongation du délai, vous en serez informé et des raisons de la prolongation. 

Nous informerons les tiers auxquels les données ont été communiquées de toute rectification, effacement ou limitation qui a été effectué, sauf si cela n'est pas possible ou implique un effort disproportionné. 

Comment pouvez-vous soumettre des questions ou des plaintes ? 

Si vous avez une question ou une plainte concernant notre traitement des données personnelles, l'exercice de vos droits ou le présent Avis, vous pouvez nous contacter de la manière suivante : 

• par e-mail : [email protected] 
• par écrit à l'adresse postale suivante : Metagenics Belgium BV, Edward Vlietinckstraat 20, 8400 Ostende 

Nous nous efforçons de travailler avec vous pour trouver une solution équitable à toute plainte ou préoccupation en matière de confidentialité. Toutefois, si vous estimez que nous n'avons pas été en mesure de vous aider dans le cadre de votre plainte ou de votre préoccupation, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données du pays dans lequel vous résidez, par le biais de son site Web. 

Si vous résidez en Belgique, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.dataprotectionauthority.be/. 

Modifications apportées au présent avis 

Nous pouvons modifier ou compléter cette déclaration chaque fois que nous le jugeons nécessaire. Si des modifications importantes sont apportées à la présente déclaration, la date à laquelle elle est modifiée sera ajustée et nous vous en informerons et vous fournirons une copie de la déclaration modifiée. Nous vous encourageons également à consulter périodiquement le présent Avis pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données personnelles.